転職の面接の日程を調整!メール返信の注意点とコツを解説!

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書類選考を通過して、いよいよ面接。日程をスマートに調整して、面接対策に時間を使いたいものですね。

しかし実際にメールの返信を書き始めると、「仕事みたいにいつも通りの返信でいいのかな？」「こんな言葉遣いでいいのかな？」と疑問を持ってしまい、1通のメールを作るのに時間を使ってしまった経験は誰にでもあると思います。

また、もしそのメールに要点が抜けてしまっていたら、日程を決めるまでに何通もやり取りをしないといけません。そうなると、面接前にあなたの印象が悪くなってしまう可能性があります。

普段からミーティングや取引先との面談で日程調整する機会があるんだけど、日程を決めるまでに何通もメールを送っちゃうんだよね。でも転職時の日程調整は失敗できない。。。

では、どのようなことを注意して、日程調整を進めていけばいいのでしょうか？詳しく解説していきます。

採用担当者はメールのやり取りの中でなにを見ている？

もしあなたが採用担当者の立場だとしたら、どんな内容の返信だと嬉しいですか？

少し、相手の立場に立って考えてみましょう。

この場面での採用担当者の目的は、「面接日程を早く確定させること」です。

特に最終面接になってくると、多忙を極めた社長や役員が面接に出てくる場合があります。

そのような人は、他の予定が次々に入る可能性があるので、「早めに予定を確保したい」というのが採用担当者の本音です。

相手の立場になって考えると分かりやすいね。

採用担当者の本音が分かったので、もう少し具体的にどのように返信すればいいか見ていきましょう。

メールを受け取ったら、すぐに返信しよう!!

前項で説明したように、「面接日程を早く確定させたい」というのが採用担当者の思いでしたよね。

すぐに日程を決めれる場合は、できるだけ早く返信するようにしましょう。

もし仕事などの関係上、日程調整が必要な場合でも24時間以内の返信を目指します。その際、「取り急ぎ、〇〇日までに連絡します」といったように、先方に納期を伝えると、より丁寧な対応となります。

また既に提示された日程の中で対応できない日程があれば、その旨も取り急ぎメールで伝えるといいでしょう。

メールの内容

件名の語尾にあなたの名前を加える

採用は複数人の応募者を同時に選考している場合があります。その為、件名だけで誰からの返信か判断できれば、採用担当者としては、メールを探す手間が省けます。

署名は必ずつける

メールを貰ってすぐに電話で確認したいのに、電話番号が分からなくて、名刺入れをひっくり返してを探した経験はありませんか？連絡したいのにすぐにできないのは、かなりストレスですよね。

必ず「名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス」を本文と”=”や”-”で区切って、挿入しましょう。

日時・場所の確認は慎重に

候補日が月をまたがったりすると、日付と曜日が混乱してしまう場合があります。複数の候補日を提案する場合は、日付と曜日をセットにするとダブルチェックをする意味でも効果的です。

先方から候補日を提案されて、あなたに日時の決定権がある場合、必ず指定する日程をリピートしましょう。リピートすることで、先方も日程を確認でき、勘違いを防ぐことができます。

また普段から知っている場所で面接があれば問題ないですが、ほとんどの場合、馴染みのない場所へ出向くことになると思います。当日手間取らないためにも、場所についての情報はしっかりと事前に確認しておきましょう。

メールの例

まとめ

• メールは、できる限り早く返信する
• 件名は変えずに、あなたの名前を語尾に追加する
• 重要な情報(日時・場所)はリピートして共通の認識を持つ

基本的なメールのマナーとスピード感をもって、取り組めば日程調整もそこまで苦ではなくなるはずです。

転職の本番は面接なので、サクッと日程を調整して、そちらの対策を重視しましょう。

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