送信前に確認!上司へのメールのマナーを解説!【例文あり】

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上司へのメールを送る際に

誠司
書いてはみたけどこれでいいの?失礼になったりしないかな?

と感じたことはありませんか?

気を付けるべきことがたくさんあり、慣れないうちは悩むことも多いかと思います。

そこで、上司宛のメールのポイント・状況に応じた上司へのメールの書き出しやしめくくり例を紹介していきたいと思います。

上司へのメールのマナー・ポイントをわきまえて、業務を円滑に進めていきたいものですね!

上司へのメールのマナーのポイント

メールで伝える?口頭で伝える?判断を

メールは、いつどこにいても直接会うことのできない状況の時に即座に情報を伝達することができます。相手の状況に左右されず情報を共有することができるメリットがあります。

しかし、メールは文字でのやり取りのため自分の思っていることが正確に伝わらないということが起こりやすいデメリットもあります。

そのため、細かな部分まで情報を共有したい場合や感情を伝えたい場合には、口頭で補足することが必要です。

緊急度においても、メールで伝えるべきか口頭で伝えるべきか変わってきます。

重要で緊急度の高い内容のメールは、相手が何らかの理由によってメールを確認していないことにより事柄が進まず困ったことになる可能性があるため注意が必要となります。メールは緊急度の高いものには向かないと言えます。

このように、重要性や緊急度、内容の細かさ微妙なニュアンスなど伝えたい内容によって、メールなのか、口頭なのか、メールに口頭で補足するのか、判断しなくてはなりません

誠司
複雑な内容を正確に伝えるために、メールで送信した後に、細かな事は直接上司に言っておかないとな。以前、細かな事の認識のずれで失敗したことがあるから・・・

件名の付け方

件名は本文の内容を短くあらわしたものです。「シンプルに・簡潔に」を心掛けましょう。

件名によって、そのメールの重要性や緊急性を伝えることができます。かぎかっこを用いて【重要】、【緊急】などをつけ強調させることで上司の目につきやすく即座に対応してもらえるようにしましょう。自分自身の仕事の効率化にも影響してくるため、「目に留まりやすさ」は重要です。

内容文

上司へのメールの内容文を書く時のポイントは、何を伝えたいのか簡潔に明確にすることです。

わかりやすくするために、

  • 結論となる部分を始めに書く(全体を取りまとめる上司が真っ先に知りたいのは結論
  • 読みやすいように文章は短くする(ダラダラ句読点や助動詞を乱用しない
  • 上司とは言え必要以上に丁寧になりすぎない(社外メールに用いるような丁寧さはいらない
  • 伝えたいことが複数ある場合は、番号をふったり箇条書きを用いる

ことを意識して書くようにします。

また、内容文を書く際、「結論」に続いて理由を具体的に述べます。いくつかある場合は箇条書きなどを用いて。

その後、最後にもう一度結論をまとめることで、より伝わりやすく印象に残るようにすることができます。

誠司
自分も、いろいろなことがダラダラ長く文章で書いてあったりすると、肝心の内容がいまいち把握できなくてイライラするなぁ

正しい言葉づかいを

上司へのメールを送る際に気になるのは内容だけではありません。上司に送るメールは敬語の使い方が重要となります。しかし、普段正しいと思って使っていた敬語が誤った表現である場合があります。メールでよく使う間違いやすい言葉の一例を紹介していきます。

ご苦労様です✕/お疲れ様です〇

了解しました✕/かしこまりました、承知しました〇

すみません✕/申し訳ありません〇

確認する✕/拝見する〇

思います✕/存じます〇

クッション言葉の活用

お願いや相談をする時に重要となる、謙虚な姿勢を表現し伝えるために、クッション言葉を活用しましょう。

多忙な上司にも心遣いが通じて、部下の依頼を快く聞いてもらえるようになる魔法の言葉なのかもしれません。

覚えておきたいクッション言葉

  • お忙しい中、恐縮ではございますが
  • ご多忙中恐れ入りますが
  • お手数をおかけし、申し訳ございませんが
  • 急な申し出ではございますが
  • もし、よろしければ 

 

けいこ
この心づかいの表現が使えるだけで、上司のあなたへの印象がより良くなるし、仕事も滞りなく進めていけると思うわ

各状況に応じた上司へのメール例文

お礼メール

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇(名前)です。

先日はお忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございました。

〇〇部長にご教授いただきました、

  • 今、何が最優先すべきことなのか
  • 常にお客様目線での企画

というところを心において、またプロジェクトに励んでまいります。

これからも、至らない点が多くご心配をおかけすることがあるかと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

お礼メールを書くときは、感謝の気持ちを素直にまっすぐに伝えるようにすることがポイントとなります。

また、具体的にどのようなことに感謝を伝えたいのか、場面や内容を具体的に表すことで、本当に感謝しているということが伝わります。上司に「自分の言ったことをしっかり聴いてくれている」という好印象を与えることができ、今後の関係も良好となるでしょう。

タイミングも重要で、当日、遅くとも翌日中には、メールを送信するようにしましょう。

報告メール

〇〇課長

お疲れ様です。〇〇(名前)です。

~月~日の〇〇プレゼン資料が完成しましたのでご報告いたします。

別途資料を添付しますので、内容をご確認いただけませんでしょうか。

お忙しいところ申し訳ありませんが、ご査収の程、よろしくお願いいたします。

報告メールで気を付けるべきポイントは、伝えたいことを正確にシンプルに伝えることです。

緊急度や重要性や客観性にも注意して、伝えるべき情報を整理します。

箇条書きや別途添付資料などを用いて、見やすくすることを心掛けましょう。

お願いメール

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇(名前)です。

先日のミーティングにあがりました株式会社〇〇様、~のクレーム対応につきまして、

同行いただきたく存じます。

先方より、

  • 今週~日(曜日)〇時~
  • 来週~日(曜日)〇時~

で候補日をいただいております。

もし可能であれば、今週~日(曜日)までに同行の可否をお知らせいただけますと幸いです。

経験豊富な〇〇部長のお力添えをいただきたく、急なお願いで恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

お願いメールは自分自身はお願いをする立場であるため、その他のメールよりより丁寧で低姿勢な文章を心掛けるようにします。上から目線の文章では、いくら良い上司であったとしても快く承諾してくれることは無いでしょう。

そのため、お願いを承諾してもらうためにも謙虚な言葉遣いで申し訳ないという気持ちを込め、お願いメールを書くようにします。

お願いメールでは、いつまでにという期限があることが多いため、必要な場合にはいつまでにしてもらう必要があるのかを明確に記載するようにします。

まとめ

  • 緊急性が高いもの、重要なことなどは、口頭で伝える
  • 間違えやすい敬語には注意
  • メールの内容に応じてポイントを意識する
  • 上司の立場になって文章を考えるようにする

 

以上のことを押さえて上司へメールを作成することで、あなたの仕事が滞りなく進行していけること、上司からの印象もより良くなることを願っています!

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