退職時に上司にお礼のメールを送る時のマナーを解説!例文付き

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あなたが新たな職場で新たなスタートを切ろうと考えたり、病気になったり、家庭を築いたりと様々な理由で退職することになった時、今までお世話になった上司に自身が退職することと、今までの感謝の気持ちを伝える機会があると思います。

しかし、「どんなメールを送れば良いのか」「失礼のないようにメールを送りたい」「そもそもメールで報告してもいいのか」など悩みも多いと思います。

今回は、退職時に上司にお礼メールを送る時のマナーについて説明していきます。

 

そもそも退職時お礼の連絡をメールでもOK?

けいこ
メールでお礼の報告することは失礼にならないの?
誠司
実は、メールで報告することはよくあることで全然失礼にならないんだよ!

メールで報告することによって怒られたり、失礼なやつだと思われることはありませんので安心してください。

直接会って感謝を伝えるのが一番いいですが、なかなか都合がつかず会えない人もいるでしょう。

そんな時は、メールを使って退職をすることとお礼を伝えましょう。

 

上司に送る退職時のお礼メールのマナー

上司にお礼メールを送ることは、失礼のないようにマナーを守ることと感謝を伝えることです。最後に綺麗な形で終わらせるためにしっかりとお礼を伝えましょう。

最後の出勤日にメールを送りましょう

退職のお礼メールはいつ送るのが良いか分からないという人が多いかもしれません。退職のお礼メールは最後の締めくくりの挨拶みたいなものです。

最後の出勤日に送るようにしましょう。

けいこ
最終日だったら何時でもいいの?
誠司
送る時間も重要だよ。忙しくない時間帯に送るのがベスト!

忙しい時にメールを送ると業務に支障をきたしてしまう可能性があります。そして頻繁にメールが飛び交う時間帯に送っても見逃されてしまう可能性があります。あまり忙しくない退社の一時間前ぐらいに送るのがベストです。

退職理由は書かなくて良い

退職の理由は、どのようなものであれ一身上の都合にしましょう。特に、ネガティブな理由での退職ならばなおさらプライバシーに関わるので詳しく書かなくても問題ありません。

また、メール自体が長すぎになってしまうので、あくまでもシンプルにするようにしましょう。

退職報告のメールでは、あまり深いことまで書かないのがビジネスマナーです。

補足
結婚やお祝い事などのめでたい理由で退職する場合は理由を述べても大丈夫です

本文では感謝を伝えましょう

今までお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

誠司
今までの上司との思い出やエピソードを振り返るとなお良いね

上司との仲が親密で合っても決して会社の悪口や愚痴を書かないようにしましょう。

最後には、今まで働いてきて自分は成長できた。ここでの経験を次に繋げていきます。など未来への前向きな意思を伝えても良いでしょう。

上司へ向けた退職時のお礼メールの例文

それでは実際にメールの例文を紹介していきたいと思います。

例文

お疲れ様です。

〇〇部の佐藤です。

この度は、一身上の都合により退職することになりました。本日が最後の出社日となります。

本来は直接挨拶に伺いたかったのですが、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。

〇〇さんには、私が入社した時から厳しく指導して頂き、大変お世話になりました。

私がなかなか成績が上がらず悩んでいたところ的確なアドバイスを頂いたことを今でも覚えております。ここまで成長することができたのも〇〇さんのおかげです。

また、飲みにも連れて行ってもらい本当に楽しかったです。〇〇さんの意外な部分も知れて嬉しかったです。

〇〇さんのおかげで充実した日々を過ごすことができました。

これまでの経験を活かして新しい場所でも活躍していきたいと思います。

最後になりますが、〇〇さんのご健闘とご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇部 佐藤

 

ネガティブな理由で退職する時にも連絡は必要?

けいこ
ネガティブな理由ってどんなの?
誠司
パワハラ、セクハラ、いじめとかだね!
けいこ
なるほど。ネガティブな理由で辞める場合、お礼メールなんてしたくないわよね
誠司
確かに。でも、綺麗に終わらせるためにもしておいたほうがいいよ!

ここまで、退職時に送信するメールについて、”企業に対して感謝の気持ちがある、ここで働いていい経験になった”という前提で記事を書いてきましたが、退職する理由がネガティブなものであったらどうするでしょうか。

上記に「挨拶はきちんとしましょう。」と記したばかりですが、嫌がらせを受けたり雰囲気が悪いのに、いくら退職するからといって快く感謝の挨拶なんてできるわけないと思います。直接挨拶するのはなおさらですが、メールも送りたくないという方もいるかもしれません。

ただ、このような事態になった時に、辛い出来事に対する心の区切りも必要であると私は思うため、「私は新しいスタートを切ってやるんだ!もうこれでおしまいにする!」という心意気でメールを送るべきだと思います。

連絡を入れておけば荒波を立てずに綺麗に辞めることができます。

色々思うところはあるでしょうが、「今までありがとうございました」だけでも送るのが一番だと思います。

 

まとめ

  • 退職時にメールでお礼の連絡をするのは失礼ではない
  • メールを送るタイミングは最終出社日の退職一時間前がベスト
  • 退職理由は一身上の都合で良い
  • ネガティブな理由で辞める場合も退職の連絡はしたほうが良い

 

今回は退職時にお礼のメールを送る時のマナーについて説明しました。

お礼メールを送る上で最も大切なことは感謝を伝えることです。

今までお世話になった上司ですから、思い出を交えつつ感謝の気持ちを伝えていきましょう。

自身の中で区切りを付けて、新たなスタートを順調に切り出すことができるように、マナーを守って退職のメールをしていきましょう。

 

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