上司 しゅん

上司にメールで質問する時の注意点とは?失礼のない書き方を紹介!

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会社で働いていると、自分ひとりでは判断できず上司に相談しなければいけないこともあります。上司が忙しくて口頭で相談できないときは、メールで質問することもあるでしょう。

しかし、いざメールを書こうと思ってもどういう文面にすればいいのかわからず、時間だけが過ぎてしまったということはありませんか。

あるいは、メールの本文は書けたものの、書き方や言葉遣いに問題がないか迷ってしまい、なかなか送れなかったなんて経験をした人もいるのではないでしょうか。

今回は、上司にメールで質問をするときに迷わなくていいように、メールの書き方を例文つきで解説します。ぜひ参考にしてください。

 

上司にメールで質問するときの書き方と例文

メールを送るということは、メールを読んで返信してもらう分だけ相手の時間を奪うということでもあります。

上司は部下より忙しいものです。上司の負担を少しでも減らすため、できるだけわかりやすく簡潔に書くようにしましょう。

件名で何に対する質問か一目でわかるようにする

誠司
メールを書こうとするときって本文の書き方ばかり気にしがちかもしれないけど、件名も大事だよ。
けいこ
メールを受け取った人は、本文より先に件名を確認するものよね。

本文より先に確認される件名では、何に対する質問なのかが一目でわかるようにする必要があります。

件名で内容が理解できれば、上司はそのメールの優先度を判断することができます。

また、あらかじめ何に対する質問なのかがわかっていれば、本文の内容も理解しやすくなります。

件名の例
  • ○○に関してのご質問
  • ○○について質問がございます
  • ○○について確認させてください

現在の状況を説明する

ここからはメール本文の書き方について見ていきましょう。

宛名や挨拶などの必要な記載の後は、現在の状況を説明します。

件名で何に対する質問なのかがわかっても、現在の状況がわからないことには回答できないことも多いためです。

当然、状況の説明もできるだけわかりやすく簡潔に書くようにしましょう。

状況説明の例
  • ○○会社にプレゼンするための資料を作成していますが、資料に記載する取引先企業について悩んでおります。
  • ○○様から当社製品の△△について、在庫確認のご連絡をいただきました。

自分の考えを書く

状況を説明が終わったら、今度は自分がどう対応しようと考えているのを書きます。

上司からすると、対応案もなく「どうすればいいでしょうか」とだけ書かれたメールは丸投げされたように感じてしまいます。

丸投げされた（と思った）側は不快になってしまいます。丸投げした（と思われた）自分の能力を疑われることもあります。

上司の回答にかける時間を減らすためにも、できるだけ対応案を書くことにしましょう。

対応案の例

取引先企業として、○○社と△△社を資料に記載しようと考えています。

誠司
本当にどうしたらいいのかわからなかったり、自分では判断できなかったりすることもあるけどね。どうしても対応案を挙げられない場合を除いて、できるだけ自分の考えも書くようにしよう。

箇条書きを使う

疑問があるたびに質問のメールを送るのは、上司の負担になってしまうのでよくありません。質問はまとめて一度に確認するようにしましょう。

しかし、質問内容が複数ある場合は、文章だけで書いてもわかりづらくなってしまいます。

そこで、箇条書きを使って見やすくしましょう。

箇条書きを使えば、1文が短くなって頭に入りやすくなります。

箇条書きの例

先日の会議の議事録について、2点確認させてください。

  1. 次回の会議予定日ですが、○月×日で問題ないでしょうか。
  2. 議事録を送付する際は、会議に参加していない△△さんもCCに入れてよろしいでしょうか。

クッション言葉を入れる

上司にメールで質問するときには、クッション言葉を使いましょう。

お願いや依頼をするときに文の前にクッション言葉を入れることで、文の印象を柔らかくすることができます。

部下が不明点を上司に確認するのは当たり前のことです。

しかし、上司に質問することは上司の貴重な時間を奪うことでもあります。

忙しい上司への配慮のためにも、クッション言葉を使いましょう。

クッション言葉の例
  • お忙しい中、恐縮ではございますが
  • お忙しいところお手数ですが
  • ご多忙中恐れ入りますが
  • お手数をおかけして申し訳ございませんが
  • ご迷惑をおかけいたしますが
  • 大変恐縮ですが

上司にメールで質問するときの例文

今までに挙げた書き方を元に、上司にメールで質問するときの例文を以下に示します。メールを送るときにはぜひ参考にしてみてください。

件名：先日の会議の議事録についてのご質問

 

△△部長

 

お疲れ様です。××（名前）です。

 

表題の件について疑問点が2点あるため、

ご相談させて頂きたく存じます。

 

  1. 次回の会議予定日ですが、○月×日で問題ないでしょうか。
  2. 議事録を送付する際は、会議に参加していない△△さんもCCに入れてよろしいでしょうか。

 

お手数をおかけして申し訳ありませんが、

上記についてご回答いただけましたら幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

誠司
会社によっては、例文の言葉遣いだと堅すぎると思われることもありそうだね。社風に合わせて調整しよう。

 

まとめ

 

  • メールの件名で何に対する質問か一目でわかるようにする
  • 質問の前に現在の状況を説明する
  • 質問だけでなく、自分がどう対応しようと考えているのかも書く
  • 質問内容が複数ある場合は、箇条書きを使って見やすくする
  • 上司への配慮のためにクッション言葉を使う

今回は、上司にメールで質問するときの書き方や例文を紹介しました。

今まではメールを書こうとしても思うように進まなかった、あるいはメール自体は書けたけど間違いがないか不安で送れなかったという人もいたと思います。

しかし、メールにはテンプレートのような基本的な書き方が存在します。

メールを作成する時間を減らし、質問する上司に失礼がないようにするためにも、基本の書き方を身につけましょう。

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