上司へのメールにひと工夫!分かりやすい件名の書き方を紹介!

皆さんは、上司に報告をする場合、どのような手段をよく使いますか?

けいこ
私は事務職なんだけど、よく口頭で伝えるかな。いつも近くに上司が座っているから、メールを打つよりも直接相談した方が早いんだよね。重要なことについては、その後、確認の為、メールしたりするよ。
誠司
僕は、営業職だからお互いに外出してることが多いし、ほとんどがメールでのやり取りだね。急ぎの案件であれば、電話で直接話してって感じ。
けいこ
営業職は特に、メールでのやり取りが多そう。メールの管理ってどうやってしているの?ただでさえメールの件数が多いんだから、大変だよね。
誠司
正直、管理、、、できてない(笑)。どうにかして、うまく整理できればいいんだけどな。。

上司に何かを伝えるときは、直接、口頭で説明するのがベストですが、どうしてもそれができない場面も多いと思います。

そんな時、ほとんどの方がメールを利用すると思いますが、あなたの気持ちを文章にするのはかなり難しいですよね。メールは文字だけなので、どうしても機械的な文章になってしまいます。

あなたの気持ちがメールでうまく伝わらないと、、、
  • 本当に伝えたいポイントを上司と共有できず、認識がずれてしまう。
  • 次のアクションが分からず判断が遅れ、仕事が滞ってしまい取り返しがつかなくなる。
  • メールの重要性が分からず、上司にメールをスルーされてしまう。
誠司
メール送ったのに、上司が既読スルーしていることはよくあるかも。それで仕事の進捗が遅れてしまったこともあるしな。なにか返信しようよって思う(笑)。
けいこ
でもただでさえ忙しい上司だからメールを見逃しちゃう気持ちも分かるな。私もたまにやっちゃうもん。でも私たちでなにか工夫できることはあるのかな?

もし上司が必要な連絡メールを必要な時に確認できれば、上司としても既読スルーが減り、上司の仕事時間も削減できます。あなたにとっても急ぎで返信がもらえるので、仕事をスムーズに進めることができます。

では、どのように工夫すればよいのでしょうか?今回は、メールの「件名」に注目して解説していきます。

 

メールにおける件名の役割

メールを送信するとき、どれ程、件名に気をつけていますか?

受信メールを見れば一目瞭然ですが、「メールの送信者」と「件名」が一番に出てくるはずです。受信者が上司の場合は、その2つの情報でメールの内容を大まかに把握し、優先順位をつけて対応していくのが一般的だと思います。

送信者の部分は変えることができませんので、「件名」を書く際には、メールの概要を「シンプルに分かりやすく」書く必要があると言えるでしょう。

 

件名として最適な文字数とは?

使用しているメールの種類によっても違いますが、全角で12文字(半角24文字)以内を意識しましょう。

私の使用しているGmailやYahoo!メールをパソコンや携帯で確認してみましたが、全角で14文字以内であれば、問題なく確認できました。ただし、メールを返信する中で「Re:」もついてくると考えると、最初の全角12文字以内で内容を伝えることができれば、ベストと言えるでしょう。

※携帯やパソコンのキャリアによっても件名で表示できる文字数が異なる為、一度、ご自身で確認することをお勧めします。

 

件名を最適な文字数におさめる工夫

けいこ
全角で12文字以内を意識して件名を書けばいいことは分かったけど、概要を12文字以内で書くのってかなり難しいし、すぐに文字数でオーバーしちゃいそう。
誠司
英数字は、基本的に半角を使用して、できるだけ文字数を抑えたいよね。他に方法はあるのかな?

理想の件名は、概要を全て件名で伝えることです。

しかし、送り仮名や接続詞などを使ってしまうと、それだけでも貴重な文字数を消費してしまいます。

では、限られて文字数でできるだけ多くの情報を伝えるにはどうしたらいいでしょう?

そんな時は、「カッコ」や「スペース」など、半角の区切りを使ってみましょう。

区切りの使用例
  • [承認依頼]〇〇の件 (全角9文字)
  • 申請書(新規予算案3件) (全角10.5文字)
  • 6/10 〇〇会議 時間変更 (全角11文字)

通常、ただ単語だけを並べると意味が分からなくなりますが、カッコやスペースで単語を区切ることで、多くのメールに関する情報を分かりやすく伝えることができます。

補足

  • 会議など複数ある場合は、会議名や日付を書くいて他の会議との差別化しましょう。
  • メールの受信者にしてほしい動作が明確である場合は、具体的にどのような行動をしてほしいのかを書きましょう。

(例) [要返信]〇時まで、承認依頼、着信〇〇様 折返し下さい など

 

「キーワード」を明確に

誠司
あれっ、この前、会議の件について上司とメールのやり取りをしたはずなのに探しても見つからない。。。そして送信者でフィルタをかけても、上司とのメールが多すぎて、どのメールに必要な情報があるのか分からない。

日頃から多くのメールを受信する上司は、過去の情報を再確認する為にメール履歴を確認することも多いです。もちろん、送信者でフィルタをかけて検索するのも一つの方法ですが、同じ相手と頻繁にやり取りしている場合は、なかなか目的メールを探すのが難しいですよね。

では送信者のフィルタで目的のメールが見つからなかった場合、次のメール検索手段として、どのようなフィルタをかけますか?

おそらく多くの方が「キーワード」を入れて、検索すると思います。

もし件名に本文の内容に関する「キーワード」が複数入っていた場合、検索のフィルタにヒットする確率が高くなり、後々メールを見つけやすくなります。

その為、メールの件名を考えるときは、まず「キーワード」を複数考えて、その中で重要な「キーワード」を優先順位をつけて件名に入れていくと簡単です。

 

まとめ

  • 件名はシンプルで分かりやすく
  • 文字数としては、全角12文字以内を意識する
  • 「カッコ」や「スペース」などの区切りを利用
  • メールの本文の「キーワード」を入れ込む

たかが10文字程度の件名ですが、ちょっとした工夫をすることで上司への気遣いにもなりますし、仕事の効率が大きく改善される可能性もあると思います。

文字数も限られていますし、一度パターンを確立すればずっと使える技術ですので、しっかりと身に付けていきたいですね。

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