転職の面接で日程調整メールを送る時の注意点とお礼の仕方を解説

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様々な理由でこれから転職活動！という時に、書類選考やWEB選考をパスして、さあこれから面接！という段階で必須になってくるのが、応募先企業とのメールでのやりとりかと思います。

学生時代の就職活動ではどうだったかな？と思い起こされる方もいらっしゃることでしょう。

以前や今の職場において、「ビジネスメールのやり取りなんてしてこなかったし・・・」「ブランクも長いし・・・」「失礼のないように、スムーズにやり取りができるには、どうしたらよいのだろう！？」と不安になりますよね。私も転職活動していたのでお察しします・・・

メールでの礼儀は、正社員はもちろん、アルバイトやパートにおいても社会人経験者として、あなたの印象が採用担当にどのように伝わるのか、重要な部分でもあります。

転職応募先企業との面接日程調整において、一度決まった面接日を、こちらの都合で企業側に転職面接日を変更してもらいたい時、日程を調整してもらいお礼を伝える時、失礼のない適切な対応を押さえておいて、自分のビジネスマンとしての印象を良くしたいものですね。

転職面接時の応募先企業とのやり取りについて、適切な対応がわかっていれば、自分自身が不安なく落ち着いて転職活動を進めていけると思います。

転職面接の日程調整の際の注意点

面接日程調整の連絡は、わかり次第すぐに

現職で働きながらの転職活動において、やむを得ない理由で一度決まった日程を変更してもらわなければならない状況も出てくるかと思います。面接日程の変更依頼は、わかり次第迅速に応募先企業先に申し出ないといけません。

応募企業先も、日々の業務と並行して面接に関して時間を割き準備してくれています。どうしてもな理由で日程変更を申し出る場合、応募企業先に対して誠意をもって失礼のないよう対応しましょう。誠意あるメッセージは伝わります。

面接日程調整依頼をメールで連絡する場合、一目でわかるような件名に

企業側が扱う膨大なメール量の中で、埋もれてしまったり誤ってスルーされたりしないように、わかりやすく一目で伝わる件名にしましょう。

ビジネスシーンにおいて、相手の目に留まりやすさは重要です。「面接日程変更のお願い（氏名）」など、シンプルなものにしましょう。

前日や当日での日程調整の連絡は電話で

どうしてもで行けなくなってしまった面接予定日が一週間ほど先で、日にちに余裕があるなら、メールで連絡するようにしましょう。

一方で、面接日の前日や当日で予定が差し迫った時は、急遽で連絡を入れる場合はスピード重視で、まず電話をし、担当者不在の場合はメールを送り、後ほど再度電話を入れるようにするとよいと思います。誠意ある謝罪と、今後の日程の指示を仰ぎましょう。

応募先企業に日程調整をしてもらう際に、選んでもらえるように、こちらの面接日程の希望を３～５つほど提示するようにしましょう。こちらの不都合で日程を調整していただくので、あちらの選択肢を少なすぎず多すぎずの３～５つで。

日程調整後の日程は必ず守る

上記でも出てきたのですが、応募先企業は面接者のために時間を割いて準備してくれています。そこに、面接者の都合で一度日程を再度調整してもらっているのです。1度は仕方なくも、2回目以降は決していい印象はないでしょう。

一度変更してもらった面接日の変更日時は必ず、守るようにしましょう。面接日程変更の希望日時は、急遽何かあっても絶対何も予定を入れない！と決めた日時でいくつかの面接日程を決め、伝えるようにするといいと思います。

メール基本マナー

基本は見たらすぐ、24時間以内に返信

いい仕事をする人は返信も速いと聞きます。迅速なメール返信は好感を持たれます。

メール返信の基本は「見たらすぐに」の意識でいいと思いますすぐに返信ができない場合は取り急ぎの連絡で、「ご連絡ありがとうございます。～時まで（～日まで）にはご連絡差し上げます」などの取り急ぎメールを入れておくと、採用担当者の方も把握しやすく、不安にさせないかと思います。

件名は「用件・氏名・Re消さない」

メールBOXを開いて、最初に目に留まるのが件名ですが、「面接日程変更のお願い（自分の名前）」のように、簡潔に「用件・氏名」が書かれていると、件名で「用件」と「誰から」というのが一目で把握でき、採用担当者の面接者管理がしやすくなります。そういう気配りも、好印象につながると思います。

また、筆者も迷っていた時期があります。返信の際の「Re：」は、どうするのか？新しく書いていないイメージで失礼なんじゃないか？と思っていたのですが、違いました。

「一連のメールのやり取りの履歴が見直しやすいから、Re：は消さないで！」と上司に教えられました。Reがないと、メール機能が新規メールと判断して、送ったメールを単独で表示してしまい、やり取りを見直そうと思ったときに、いちいち前のメールを開きなおして確認しなければならず、手間をかけさせてしまいます。

「Re：」は一つでもあればいいので、やり取りを重ね多くなってきたら件名もわかりにくくなるので、一つ残して消しても問題はないようです。

本文「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

宛先は、○○株式会社（（株）など略さない）など、正式名称で書きます。

あいさつは、初回の「お世話になります、（氏名）です。」から。あとは「お世話になっております」から書き出すようにしましょう。働きながら転職活動をしているという人は、現職社名を氏名の前に入れる必要はありません。「～日に面接をしていただくことになっております、（氏名）です。」などの名乗り方でもいいと思います。

内容に関しては例文にて確認してもらいたいのですが、改行や段落分けをうまく使って、読みやすく伝わりやすくを意識しましょう。

締めでは「お忙しい中誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手にこちらの感謝が伝わり、謙虚な印象を与えるあいさつを入れましょう。

シーン別メール例文

誠意をもって謝罪し、別の面接日程候補日を提示しましょう。

応募先企業に日程調整をしてもらい、改めて日程が決まった際は、その後翌日までには上記のようにお礼メールを送ると、礼儀正しい印象をあたえられるでしょう。

お礼のメールに関しては、応募先企業の業務の妨げにならないよう、電話ではなくメールでが好ましいでしょう。

また、面接日当日に面接の始めの方でひとこと日程調整のお礼を述べてから、自己紹介や面接の受け答えに入るなどすると、謙虚さ礼儀正しさが伝わり、印象が良くなると思います。

まとめ

• 転職面接日程調整が必要になった場合はわかり次第迅速に。失礼のないよう、謙虚な対応を心掛ける。
• 改めて面接日程が決まった際は、翌日までにお礼メール、面接当日の開始冒頭で一言、再度お礼を述べる。

上記の転職面接日程調整のお願い・お礼などを、留意点・メールの基本マナーに従ってスマートにできれば、ピンチもチャンスに。

謝罪のメール（電話）からお礼のメール・当日の一言のお礼で、人柄が伝わり一つの好印象与えられることでしょう！

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