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上司からメールで作業指示や連絡などあった場合、「了解」と返信する必要があるかと思います。
ただし、「了解」という言葉自体が不適切です。
今回は、「了解」という旨の返信するときの書き方や例文をご紹介していきます。
目次
上司に対して「了解」はあまり良くない
「了解です」「了解しました」などでも意味は通じますが、上司にメールする内容としてはふさわしくありません。
そういう表現でも気にしない上司もいると思いますが、気にする上司もいます。
あなたが敬意を表現しているつもりであっても、それが相手に伝わっていなければ何も意味がありません。
「了解」という言葉を、くだけた表現だと受け止められ、失礼と捉えられることもあります。
そのようなところで、上司から目をつけられたくありませんよね。
適切な表現で、メールの印象を良くしましょう。
「畏まりました」「承知」が適切
「畏まりました」「承知しました」が一番適切な表現です。
上司など目上の人に対する言葉ですね。
逆に、同僚や目下の人に使う言葉ではありませんので、そこは注意しましょう。
同僚や目下の人にメールで「了解」という旨の返信するときは「わかりました」というような、やわらかい表現が良いでしょう。
「承知」には引き受けるという意味もあります
話は「承知しました」としておきながら、仕事を引き受けないのでは、文章としておかしくなってしまいます。
「承知しました」と返信する場合は、仕事を引き受けることを前提としましょう。
断ったり、疑問に思うところを質問する場合は、「話は理解しましたが、○○について質問させてください」というような表現にしましょう。
例文
【件名】Re:Re:営業会議の開催について
○○部長
お疲れ様です。
営業会議の開催について、承知しました。
今週末までに会議資料作成の上、提出いたします。
どうぞ、よろしくお願い致します。
上司にメールを送る時のポイント
メール件名のポイント
件名はそのままにして「履歴つき返信」を使いましょう。
人によっては一日で何十通何百通とやりとりしている場合もあります。
何のメールだったのか、一目瞭然の状態にしておきましょう。
特に、「営業会議了解！」「日時確定ですね！」など、上司に伝わりにくい件名に変更してはいけません。
返信におけるメール件名は、あなたの気持ちを伝える場所ではありません。
メール件名は、何の話題か相手に伝えるためにあると意識しましょう。
Re:について
何度もメールしている場合、Re:Re:Re:Re:のように件名が無意味に長くなってしまう場合があります。
件名が見えにくくなり、何の話題か伝わりにくくなってしまいます。
5回も10回も続いているような場合は、1回にしても問題ありません。
目安としては3～5回程度でしょう。
メール宛名のポイント
上司の苗字と役職にするのが、一般的なビジネスマナーです。
同じ部署なのに部署名を入れたり、「○○部長 様」のように役職に様をつけたりするのはマナー違反です。役職者に「様」はつけてはいけません。
メールあいさつのポイント
「お疲れ様です」を上司に使っても良いのか迷う人がいると思いますが、ビジネスマナーとしては、目上の人に使っても構わない表現です。
ただ、上司によっては気にする可能性もあります。
「調整ありがとうございました」や「お世話になっております」など、相手や場合によっては変えることを意識しましょう。
メール本文のポイント
あなたが「承知」した内容を書きましょう。
上司からすると、何をどのように「承知」したのか書かれていると、良い印象になります。
それに付随する仕事の指示があった場合、いつまでに行うのか明記しましょう。
まとめ
- 上司に対して、「了解」という言葉自体が不適切
- 適切な表現で、メールの印象を良くしましょう
- 「承知」を使用する
- 「承知」には引き受けるという意味もある
- 何の話題か相手に伝えることを意識しましょう
最終的には上司との人間関係であるため、絶対にこれが正しいということはありません。
今回のような例文のメールでは、妙に堅苦しいと感じる上司もいるでしょう。
敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたりしたとしても、問題ない場合もあります。
ただ、内心気にしていても、言葉にしない上司が多いです。
そのため、部下の立場では、気にしているかどうかの判断をすることは非常に難しいです。
「承知」という表現は、あくまでも無難な表現であるということを、心がけましょう。
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