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転職の活動をしていく中で、どうしても予定が合わなかったりして面接を辞退しなければならない時ってありますよね？その時は電話やメールで辞退する旨を伝えると思います。
でも、案外その内容ってどう書いていいのかわからなかったりしませんか？
そこで今回は、メールに焦点を絞って注意事項やメリット・デメリットを紹介していき、例文も公開しちゃいます！
目次
辞退の連絡って電話？メール？どっちがいい？
まず初めに皆さんが気になることは、『辞退の連絡って電話がいいのか、メールがいいのかどっち？」ってところですよね。
答えはズバリ、原則として電話が望ましいです。
「だったらこの記事の意味ないじゃん」って、思う方もいるかと思うのですが安心してください！メールの方がいい場合もちゃんとあります！それについては次項で説明していきます！
辞退の連絡におけるメールのメリット・デメリット
さて、ここからはメールに焦点を絞って皆さんの知りたいことを説明していきます！
メリット
メールを使用するメリットは、やはり面接担当者の方の手を煩わせなくて済むという点です。
メールであれば、相手のタイミングでメールを見ることができますし、こちら側としても、しっかりと自分の意志を考えて伝えることができます。
急な辞退でなければ、担当者の負担になりにくいメールが良いでしょう。
デメリット
メールは電話とは異なりオンタイムのやりとりではないため、相手方の状況によっては、なかなか確認してもらえないという場合もあります。
前日や当日に辞退の連絡をする場合は、メールよりも電話の方が良いでしょう。
辞退のメールを書く時の注意点
メールは基本的に会社の営業時間内に送るようにしましょう。営業時間外にメールがくるのは、よく思わない人もいます。
また、一度辞退のメールを送るとキャンセルはできないので注意しましょう。
会社としては、やる気があり長く勤めてくれる人材を欲しています。一度でも辞退を表明するとすぐに辞められると判断され、面接を受けさせてもらえることはできないです。
しっかりと自分で考えて判断してから行動に移しましょう。
ここから実際に例文を用いてメールの書き方の注意点を紹介していきます！
件名：面接辞退のご連絡・（あなたの名前）
本文 :
株式会社×× 人事部 面接担当〜様
お世話になっております。○月○日に○次面接のご連絡をいただきました〜（あなたの氏名）です。
この度は、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただきたにも関わらず、大変申し訳ありません。
大変恐縮ではありますが、何卒お許しいただければ幸いと存じます。
本来直接連絡すべきところではありますが、メールでのご連絡になったこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社のこれから益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
件名は簡潔に！
あなたが面接を受けようとしていた会社は日々多数のやり取りをメールで行います。
どんな内容のメールか分からなければ後回しにされてしまう可能性があります。
なので、件名については担当の方が一目見てわかるよう簡潔にしましょう！
そして、自分の名前を件名に入れるとなお良いです。
件名に自分の名前を書かない人が多いのですが、あるのとないのとでは全然違います。
名前があると目に止まりやすいので担当者さんに見落とされるという可能性はかなり低くなります。
宛名はビジネスの通例どおりに！
宛名については、会社名・部署・名前の順で書きます。なお、会社、部署共に正式名称で書きましょう。
細かいことかもしれませんが、転職を考えている皆さんは初めて就活をする学生ではなく、社会人です。なので、こういったビジネスマナーはしっかりとしましょう。
辞退するとはいえ、このようなビジネスマナーは社会人生活で役立つので覚えておいた方が良いでしょう。
本文には辞退の理由と感謝の気持ちを忘れずに！
本文を書く際、絶対に忘れちゃいけないのが送信者の名前です。これを忘れると、誰なのか分からないですよね？
本文には、感謝の気持ちと辞退することの謝罪を必ず書きましょう。
辞退の理由については、詳しく書く必要はありません。「一身上の都合」「諸般の事情」等、簡潔なもので大丈夫です。もし詳しく聞かれた場合には、変に飾ることなく、自分の気持ちを素直に伝えましょう。
本文はシンプルに
本文はできるだけ分かりやすいようにシンプルにまとめましょう。
だらだらと長文を書いてしまっては、担当者さんも読むのが大変です。
感謝と謝罪を伝えたいがために長々と書きたい気持ちもわかりますが、逆に嘘くさく聞こえたり、言い訳をしていると捉えられる可能性もあります。
相手の負担のことも考えてシンプルにわかりやすい文章を心がけましょう。
まとめ
- 原則は電話連絡
- メールは自分の考えをしっかり伝えやすい
- 相手の状況によって確認が遅れる
- メールを書く際はしっかりとしたビジネスマナーで
いかがでしたでしょうか？
転職は自分にとっても、会社にとっても大きな出来事です。自分の方向性等を真剣に考えていくうちに、面接を辞退するという結論も多いかと思います。
辞退をするからといって適当な対応をしてはいけません。
今回は、辞退する際の正しいメールの書き方を紹介しましたが、面接を辞退する方々の、手助けになれば幸いです。
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