上司へのお願いメールと相談メールの書き方を解説【例文あり】

「~部長、○○案のプレゼン資料ができましたので、ご確認いただいてもよろしいでしょうか?追加事項や修正点などありましたら、アドバイスお願いいたします!」

「~課長、先日報告しました~社へのクレーム対応の同行訪問をお願いできますでしょうか?」

会社員として仕事を進めていく中で、上司へお願い・相談などの依頼をしなければならない場面は多々あるかと思います。

上記のように資料を確認してもらいアドバイスがほしい時、同行訪問をお願いしたい時などは、本当は資料は直接手渡しで口頭で相談したり、同行のお願いも直接対面して依頼できたりが一番いいのでしょう。

しかし限られた時間の中、上司は忙しいので上司のタイミングで内容を素早く読み取ってもらえるメールを送ることが必須になってきます。私も上司にメールを送る際は、会社の研修で、「上司はあなたの10倍忙しいと思いましょう。伝えたいことは明確に、結論から」とあったことを、今でも思い出し、心に留めて作成しています。

また、メールマナーをわきまえて、上司に失礼なく気持ちよくお願いをきいてもらうことも、業務が円滑に進んでいくには重要なことだと思います。

けいこ
いち早く目に留めてもらうには?
誠司
失礼のないようにするには?

 

今回は、すぐ目に留まって素早く理解してもらい、上司に失礼のない依頼メールを送るための、

お願いメール・相談メールの書き方を解説していこうと思います。

 

基本の依頼メールの構造(例文あり)

件名

依頼メールと一口に言っても、「~のお願い」「~のご相談」など、上司に依頼したい内容によって使い分けます件名を読んだだけで内容がわかるようにします。できれば氏名も入れ込めたら、誰からとすぐにわかりますね。

すぐに読んでもらいたいトラブル対応などのメールなら、【緊急】や【重要】と頭につけていち早く目に留まるように工夫するのも一つの手です。

ただし、自分のメールをただ早く見てほしいからと、多用するのは好ましくありません。

 

本文冒頭(あいさつ)

~部長(課長・係長など)

お疲れ様です。~~(名前)です。

から書き始めましょう。

 

本文依頼事項

首記の件につきまして、~~

「首記」は、「表題」や「標題」や「掲題」などとも置き換えができます。

所属している組織の慣例に従って(会社内で送られてくるメールを参考に)、「首記」の部分は合わせていくほうが無難かもしれません。

 

メールの結び・締め

ご多忙中勝手なお願いではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

お忙しいところ大変恐れ入りますが」などクッション言葉で相手を気遣う表現を忘れないようにしましょう。この気遣いマナーによって、上司は忙しい中であっても、気持ちよく依頼を受ける引き受けることができるのです。

依頼で使えるクッションことば集

お忙しい中恐れ入りますが

申し訳ございませんが

早速ではございますが

お手数をおかけしますが

大変恐縮ですが

勝手申し上げますが

ご多忙中とは存じますが

ご面倒をおかけいたしますが 

 

基本依頼メール例文

 

件名:~のお願い(~のご相談)

 

~部長

 

お疲れ様です。~(名前)です。

首記の件につきまして、~~

~~~~

 

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

~~~~~~~~~~~

署名

 

依頼の内容によって件名を考える

依頼のメールといっても、「~のお願い、~のご相談」など、依頼したいことには様々な内容があります。

単に「~のお願い」だけのレパートリーだと、内容によっては伝わりにくくなり、上司・目上の方に失礼になってしまうことも。

依頼の内容が何なのかを確認して、どういう言い回しが適切なのかを選びましょう。

 

メールの内容が「お願い」の場合 

ポイント 「お願い」は、こちらのお願いをそのまま聞いてもらいたい時(純粋にお願いしたい時)に使うイメージです。

お願いメール例文

件名:商品開発ミーティングご参加のお願い

 

~部長

お疲れ様です。~(名前)です。

さて、標題の件につきまして、~月~日(曜日)の商品開発ミーティングに

ご参加賜りたく存じます。

ご多用中恐縮ですが、ぜひ商品開発の経験豊富な~部長のアドバイスを賜りたく、

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

メールの内容が「相談」の場合 

ポイント 「相談」は上司に意見を求めたい時や、仕事に関してどうしようか悩んでいてアドバイスがほしい時に使える表現です。

相談メール例文

件名:株式会社~様訪問同行に関するご相談

 

~課長

お疲れ様です。~(名前)です。

さて、首記の件につきまして、ご相談事項が全部で2点ございます。

①訪問日程について

 先方は来週だと、~日(〇曜日)と~日(〇曜日)なら訪問可能とのことです。

 ~課長のご都合のよろしい日程をご教示ください。

②持参資料の内容について

 持参資料中の、~の期待数値に関しまして、どの場合が効果的に提示できるのか、

 経験豊富な~課長のお力添えをいただきたく存じております。

 また、修正点や追加事項等ございましたら、お申し付けください。

 

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 

~~~~~~~~~~

署名

 

依頼メールの注意点

シンプルに、簡潔に

上司にお願いや相談を持ちかける場合は、わかりやすく簡潔に、内容を明記しておく必要があります。

曖昧な書き方や、ダラダラとした文章だと「結局何がいいたいの?」と困らせてしまいますので、伝えたいこと・重要なことを中心に厳選して内容を構成しましょう。

伝えたいことが複数ある場合などは箇条書きで記すと、上司は複数ある項目を把握しやすいです。

丁寧になりすぎない

上司といっても社内の人間。社外の人に使うような丁寧さで社内メールを書いてしまうと、忙しい業務の中なんだかまどろっこしく、逆にやりにくくなってしまいます。

社内の人間に、「お世話になっております」など、社外メールの丁寧さはいりません。

敬語を正しく使おう

最近は年齢に関係なく間違った敬語を使う人が増えています。

ビジネスシーンにおいて上司、目上の方、取引先とのやり取りの中で、やはり敬語がきちんと使えていないと、誰も指摘してくれませんし、気づいていないところで信用を失っているかもしれません。

上記の例文を参考に、正しい敬語を使って失礼のないように心がけましょう。

クッション言葉を使おう

上司にお願い事をする時、忙しい中でこちらのお願いに目を向けてもらっているので、そこにこちらの気遣いがあるのとないのでは事の運びが変わってくるかと思います。

上司に気持ちよく依頼を引き受けてもらえるように、文章のはしばしにクッション言葉を盛り込みましょう。

 

まとめ

  • 依頼メールは、お願いや相談など、依頼内容によって件名を変えよう
  • 内容はわかりやすく簡潔に、クッション言葉を活用しよう

 

上司に失礼のないお願いメールで、円滑に業務を遂行していきたいものですね。

きちんと依頼メールのマナーをわきまえておけば、上司に失礼なく気持ちよく仕事をしてもらえ、自分自身の仕事がはかどっていくでしょう!

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